Levél egyesítése PDF-be az Excelből - Hírek

2018. január 1-jén New Yorkban a minimálbér 13,50 dollárra emelkedik. Ez azt jelenti, hogy az LS 54S űrlap vagy az LS54 űrlap - Értesítés és a fizetési ráta elismerése millió példányt kell elküldeni a munkavállalóknak. New York állam jelszóval védett PDF-formátumban biztosítja az űrlap üres másolatát. Hogyan készíthet több száz ilyen dokumentumot az Excel segítségével az alkalmazottak számára?

Míg az Excelből a Wordbe történő egyesítés folyamatát a (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug) webhelyen dokumentálták, megteheti az Excelből a PDF-be történő egyesítést?

Meglepett, hogy a legjobb megoldás erre a folyamatra az Adobe InDesign használata! De először hadd említsem újra két sikertelen kísérletemet:

• 1. kudarc sikertelen: Megpróbáltam az LS54 űrlapot másolni az Excel alkalmazásban Képernyőkivágások sorozatával, hogy körbetekerjem azokat a cellákat, amelyek az Excel mezőit tartalmazzák. Ez örökké tartott, és kinyomtatásukkor a kivágások borzalmasnak tűntek.

  

• 2. sikertelen kísérlet: Használja az Adobe Acrobat alkalmazást. Azt gondolhatja, hogy az Acrobat teljes verziója lehetőséget nyújt az űrlap kitöltésére egy levélösszevonás segítségével. Az Adatok importálása lehetőség van az Eszközök, Űrlapok, További űrlapopciók alatt. Elvesztegettem az időt, hogy mezőket adjak a PDF-be, importáltam a táblázatot, majd csalódottan tapasztaltam, hogy egyszerre csak egy űrlapot tölthetek ki. Válassza a 2. sort, és kinyomtathatom az első alkalmazottat. De akkor a 3. sort, a Nyomtatást, a 4. sort, a nyomtatást, az 5. sort, a nyomtatást kell választanom, és ez soha nem fog működni 750 alkalmazottnál.

  

A probléma megoldása az Adobe InDesign használatával

Itt, a Szent Makró alatt könyveket adunk ki! Könyvek lenyomat. Feliratkozunk az Adobe Creative Cloud csomagra, amely Photoshopot, Lightroomot, Acrobatot és InDesign nevet ad nekünk. Nézzen körül a vállalatánál, valószínűleg a marketing vagy kreatív részlegén valaki már előfizette az Adobe Indesign alkalmazást.

Kevesebb, mint egy óra alatt sikerült megoldani a problémát az InDesign használatával. A folyamat egyszerűsítése érdekében itt dokumentáltam a lépéseket.

• 1. rész: A jelszóval védett PDF konvertálása grafikává

  1. Töltse le az LS54S űrlapot a labor.ny.gov webhelyről az LS54S űrlapról
  2. (Opcionális) Átok a PDF jelszóval történő védelme érdekében
  3. A PDF konvertálása képpé. Ha rendelkezik Acrobat programmal, használja a Fájl, Exportálás, Kép, JPEG.webp alkalmazást. Ha nem, akkor az űrlap rögzítéséhez használhatja a Snipping Tool alkalmazást a Windows rendszerben. Csak győződjön meg arról, hogy az Acrobat Reader 100% -ban megjeleníti az űrlapot.

• 2. rész: A dokumentum elkészítése az InDesign alkalmazásban

  4. Nyissa meg az Adobe InDesign alkalmazást. Válassza a Fájl, Új, Dokumentum lehetőséget. Az Új dokumentum párbeszédpanel első lépése az, hogy a Tájolás alatt a második ikonra kattint, hogy a dokumentum fekvő legyen. Változtassa meg az egységeket hüvelykre, szélesség 11-re, magasság 8,5-re. Változtassa a felső margót 0-ra, és az InDesign az összes margót 0-ra teszi.

     
  5. Kattintson duplán az A-Master jobb oldalán az Oldalak panelen

  6. A Windows Intézőben húzza a JPG.webp-t a 3. lépéstől, és dobja be a Mesteroldalon kívüli Beillesztőtáblára. Ha még nem ismeri az InDesign alkalmazást, akkor azt gondolja, hogy húzza az egérrel a képet * az oldal belsejébe *, de ez helytelen. Olyan trükköt osztok meg, amelyet Anne Marie „Her Geekness” Concepcion-tól tanultam. Ha valaha is mesternek kell lennie az InDesignnál, vegye fel Anne Marie-t. Amikor eldobja a képet a főoldalon, nem juthat el az átméretezés fogantyúihoz. Ehelyett dobja el a képet közvetlenül a törzsoldalon kívül. Most már hozzáférhet az átméretezés fogantyúihoz. Átméretezi a dokumentumot úgy, hogy illeszkedjen az oldalhoz: tartsa lenyomva a Shift billentyűt, miközben lefelé húzza a bal felső átméretező fogantyút. Miután a dokumentum kissé kisebb, mint az oldal, húzza át a jobb oldali főoldalon. Ne rettegjen attól, hogy levágta a szöveg felét!

     
  7. Nyomja meg a mindenkori kedvenc billentyűparancsomat: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Ezáltal az egész kép belefér az újonnan átméretezett keretbe. Több tucat gyorsbillentyűt ismerek az Excelben. Csak két gyorsbillentyűt ismerek az InDesign programban, és a Ctrl + alt = "" + Shift + E az egyik. Teljesen megfélemlít, hogy az InDesign esetleg 25 másik gyorsbillentyűvel rendelkezik, például Ctrl + alt = "" + Shift + A - Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• 3. rész: Töltse ki a Fix mezőket

  Az űrlapon vannak olyan mezők, amelyek minden alkalmazott számára azonosak lesznek. Például a cég neve mindenkinek ugyanaz lehet. Így adhat hozzá szöveget az InDesign mesteroldalához.

  8. A Frame mód elindításához nyomja meg az F gombot. Az egérrel rajzoljon egy téglalapot a rögzített szöveg megjelenítéséhez. Kezdetben ennek a keretnek X lesz rajta keresztül.

     
  9. Kattintson a jobb gombbal az újonnan rajzolt keretre. A hosszú helyi menü felénél válassza a Kontextus, Szöveg lehetőséget.
  10. Nyomja meg a T gombot a szövegbeviteli módba történő belépéshez

  11. Kattintson a mezőbe, és írja be a rögzített szöveget. Ha meg kell változtatnia a betűtípust, válassza ki a szöveget, és használja a képernyő fölött található „A” ikont a karaktereszközök feltárásához.

      

  12. Ismételje meg a 8–11. Lépést az összes többi mező esetében, amelynek állandónak kell lennie minden formában. Ez monoton. Egy apró keret megszerzése, a jelölőnégyzetekkel felsorakoztatott kis, 9 pontos „X” betűvel nem szórakoztató, de igen. Ha keretet kell áthelyeznie vagy átméreteznie, akkor a bal oldali első nyíl eszközzel kell kiválasztania. Kiválasztó eszköznek hívják (szemben a kevésbé hasznos közvetlen kiválasztási eszközzel, amely a mező második nyílja).

      

  Pro Tip # 1: Jelölje be az első négyzetet. Ctrl + C a másoláshoz. A Ctrl + V billentyűvel új mezőt beilleszthet az oldal közepére. Húzza az új dobozt a helyére. Ez nagyon hasznos, ha kap egy apró X-et a jelölőnégyzetekhez.

  Pro 2. tipp: Nehéz az egeret használni, hogy az „X” megfelelő helyzetbe kerüljön. Miután kiválasztotta a keretet, a billentyűzet nyílbillentyűivel tolja be a keretet a helyére.

  Pro tipp # 3: Az InDesign összes képe szörnyűnek tűnik. Ez egy szolgáltatás, nem hiba! Gondolj egy könyvre. A Power Excel 2017 With alkalmazásban 1400 kép található. A számítógép elakadna, ha megpróbálnák mind a 1400 képet nagy felbontásban megjeleníteni. A dokumentumnak egy képe van, és valószínűleg megengedheti magának, hogy a képet nagy felbontásban jelenítse meg. Válassza ki a képet az űrlapon található fehér mezőre kattintva. Kattintson a jobb gombbal, és válassza a Display Performance, High Quality Display lehetőséget. Gyors! A kép élessé válik.

  

• 4. rész: Töltse ki az adatokat Excel-ben

  Szent Táblázat! Ennyi időbe telt, míg eljutottam a technika Excel részéhez.

  13. Tegyen egyszerű egyszavas fejléceket az 1. sorba. Formázza az összes pénznemmezőt pénznemként, különben 13,50 USD jelenik meg 13,5-ként az összevont PDF-fájlban. Tudomásul veszem, hogy az űrlapon már van dollárjel, de 13,50 dollár jobban néz ki, mint 13,5 dollár.
  14. Használja a Fájl, Mentés másként parancsot. Mentse el a dokumentumot Excel fájlként, hogy később szerkeszthesse.
  15. Használja a Fájl, Mentés másként parancsot. Mentse a dokumentumot szövegként (tabulátorral elválasztva) (* .txt). Ne felejtse el megjegyezni az elérési utat és a fájl nevét, hogy később megtalálja. Zárja be a fájlt az Excel programban, különben hibaüzenetet kap a 17. lépésben.

• 5. rész: Vissza az InDesign alkalmazásba az Űrlapmezők hozzáadásához

  16. Az InDesign menüben válassza az Ablak, Segédprogramok, Adatok egyesítése lehetőséget. Egy apró Data Merge ablak jelenik meg lebegve valahol az InDesign felett. Az InDesign minden kis lebegő paneljén egy csomó hasznos parancs van elrejtve, amit úgy hívnak, hogy a Panel menü. Itt található egy kép a Panel menü ikonról:

      
  17. Nyissa meg a panelmenüt az adategyesítésnél. Válassza az Adatforrás kiválasztása lehetőséget. Keresse meg és válassza ki a .TXT fájlt a 15. lépésből. Az Adategyesítő panel mostantól a táblázat 1. sorának mezőneveit jeleníti meg. A fogd és vidd világban azt gondolhatnád, hogy ezeket a mezőket áthúzhatod az űrlapodra, de nem. Ehelyett ismételje meg a 8. és 9. lépést, hogy új kereteket rajzoljon oda, ahova a mezőket szeretné. Tegye szépvé és szélessé a kereteket, ha egyik alkalmazottja John Jacob Jinglebells III. Különösen az LS-54S fizetős és túlórás mezők esetén előfordulhat, hogy 10 pontra kell váltania, hogy a keret illeszkedjen.

  18. Kattintson a Név üres keretébe. Az Adatok egyesítése panelen kattintson a Név elemre. Gyors! <> jelenik meg a keretben. Ismételje meg a Bér és OT értéket.

      
  19. Ez a lépés nem kötelező, de megéri a hatvan másodpercet. Kattintson az előnézeti mezőre az Adatok egyesítése panel bal alsó sarkában. Látni fogja az első rekord adatait. A következő rekord megtekintéséhez használja a Data and Merge panel alján található Bal és Jobb nyíl ikonokat.
  20. Az egyesítés előtt mentse az InDesign fájlt. Ekkor mentettem a dokumentumomat, és innen letöltheti.

  Összefoglalva, ha átnézi az Oldalak panelen, akkor ezt a munkát az A-Master oldal jobb oldalán végezte. De az indexképből láthatja, hogy a Mester oldalon minden megjelenik a dokumentum 1. oldalán.

  

• 6. rész: Végül a Levél egyesítése

  21. A Data Merge panel teteje közelében van egy ikon, amely úgy néz ki, mint egy matrica 4. számú oldala. Ez az egyesített dokumentum létrehozásának szimbóluma. Kattints rá.

      

  22. Az Összevont dokumentum létrehozása összes beállítás helyes. Kattintson az OK gombra.

      
  23. A két üzenet egyikét kapja. Vagy: „Nem jött létre overerset szöveg”, vagy „Ön felülírta a szöveget ezekben a rekordokban”.

  Az InDesign alkalmazásban az „Overset Text” szavak azt jelentik, hogy több karaktered van, mint amennyit elfér egy szövegkeretben. Nem találtam megfelelőt az Excel zsugorítására. Ha azt mondják, hogy a 450-es rekordon túl van beállítva a szöveg, akkor menjen az Oldalak panel 450. oldalára, és nézze meg, hogy valóban hosszú nevű alkalmazottja van-e. Menjen vissza az A-Master oldal jobb oldalára, és méretezze át az adott mező keretét.

  Ezen a ponton egy nagy dokumentum lesz az InDesign alkalmazásban. Esetemben 114 oldalam van, mert 114 rekordom volt az Excel fájlban. Az Oldalak panel bármelyik oldalára kattintva megtekintheti az oldalt a kitöltött adatokkal.

  Néhány tipp: Az Adatok egyesítése panel menü az Adatforrás frissítése parancsot kínálja. Ha megváltoztatja az alapul szolgáló Excel fájlt, és új szövegfájlként menti, használja a parancsot a módosítások megszerzéséhez. Az újbóli egyesítéshez meg kell ismételnie a 21. lépést.

• 7. rész: Exportálás PDF-be, így nyomtatni tud

  24. A Fájl menüben válassza az Adobe PDF Presets (Kiváló minőségű nyomtatás) lehetőséget. Válasszon egy fájl elérési útját és nevét. Fogadja el az Adobe PDF exportálása párbeszédpanelen a beállítások ezreit. Kattintson az OK gombra

  Itt egy záró megjegyzés: A való életben 751 alkalmazottunk volt. Minden alkalmazottat kétszer tettem be az aktába, így minden egyes alkalmazott számára két példányt kinyomtathattunk, és összevonhattuk őket. Az így kapott 1502 oldalas PDF csodálatos módon csak 2,48 MB volt! Valahogy az Adobe varázslóinak sikerült elmenteni a kép egy példányát, és újra és újra felhasználni. Az első hibás kísérletem az e-mail egyesítésre az Excel segítségével egy tetszetős megjelenésű, 150 MB méretű PDF fájlt eredményezett, amelyet soha nem lehetett e-mailben elküldeni.

  Ha nem találja az InDesign másolatát, vagy ezek a lépések túl félelmetesnek tűnnek, vegyen fel egy Excel tanácsadót, aki elvégzi az e-mail egyesítést PDF formátumban.