Éppen látta, hogyan lehet összekapcsolni az adatokat, de az emberek gyakran az ellenkező problémáról kérdeznek: hogyan kell elemezni az összes adatot egyetlen oszlopban. Tegyük fel, hogy az alábbi ábra adatait irányítószám szerint kívánja rendezni:
Válassza ki az adatokat az A2: A99 mezőben, és válassza az Adat, Szöveg oszlopok menüpontot. Mivel egyes városnevek, mint például a Sioux-vízesés, két szóból állnak, az egyes helyek előfordulásakor nem lehet feltörni az adatokat. Ehelyett vesszővel kell megadni a várost az A oszlopban, az államot és az irányítószámot pedig a B oszlopban, ezért válassza a varázsló 1. lépésében a Leválasztott lehetőséget, majd kattintson a Tovább gombra.
A varázsló 2. lépésében törölje a Tab jelölőnégyzet jelölését, és válassza a vesszőt. A párbeszédablak alján található előnézet megmutatja, hogy fog kinézni az adatai. Kattintson a Tovább gombra.
Vigyázat
A Szöveg oszlopokká használata után a nap hátralévő részében az Excel emlékezni fog a Szöveg konvertálása oszlopokká varázsló 2. lépésében kiválasztott lehetőségekre. Ha adatokat másol a Jegyzettömbből, és beilleszt az Excelbe, akkor azokat vesszővel osztja fel. Ez gyakran őrjítő, mert a legtöbb nap az adatokat nem vesszővel elemzik, de a mai nap hátralévő részében igen. Javításához zárja be és nyissa meg újra az Excel programot.
A varázsló 3. lépése arra kéri, hogy minden oszlopot nyilvánítson Általános, Szöveges vagy Dátumként. Rendben, ha az oszlopokat általánosként hagyjuk.
Miután felosztotta az államot és az irányítószámot a B oszlopra, válassza a B2: B99 elemet, majd válassza az Adatok, a Szöveg oszlopok elemet. Ezúttal, mivel minden állapot két karakterből áll, a Varázsló 1. lépésében használhatja a Fix szélességet. Az irányító nullák megőrzéséhez az irányítószámban válassza ki a második oszlopot, és válassza a Szöveg elemet adattípusként a varázsló 3. lépésében.
Tipp
Sok adat jól fog működni a Fix szélesség mellett, még úgy sem, hogy sorban állna. A következő ábrán az első három sor Calibri betűtípussal jelenik meg, és úgy tűnik, hogy nem sorakoznak. De ha a betűtípust Courier New-re változtatja, mint a 4: 7-es sorokban, láthatja, hogy az oszlopok tökéletesen fel vannak sorolva.
Előfordul, hogy talál egy adatkészletet, ahol valaki az Alt + Enter billentyűkombinációval adta meg az adatokat egy cellán belül egy új sorra. Az egyes sorokat egy új oszlopra bontsa ki, ha a varázsló 2. lépésében az Egyéb mezőbe írja be a Ctrl + j billentyűkombinációt, az alábbiak szerint. Miért Ctrl + j? Még az 1980-as években az IBM a Ctrl + j-t sorcsatornának nyilvánította. A Ctrl + j beírható a Keresés és csere párbeszédpanelen is.
Három speciális helyzet van, amelyeket a Szöveg oszlopokba könnyen kezel:
- ÉÉÉÉHHNN formátumú dátumok valódi dátumokra módosíthatók. A varázsló 3. lépésében kattintson a párbeszédpanel oszlopfejlécére, válassza a Dátum lehetőséget, majd a legördülő menüből válassza az YMD lehetőséget.
- Ha negatív számai vannak, ahol a szám után megjelenik a mínusz jel, ugorjon a varázsló 3. lépésére, kattintson a Speciális gombra, és válassza a Mínusz utáni zárójelet a negatív számokhoz.
- A Tartalomjegyzékből másolt adatoknak gyakran vannak pontvezetőik, amelyek a szövegtől az oldalszámig terjednek, az alábbiak szerint. A varázsló 2. lépésében válassza az Egyéb lehetőséget, írjon be egy pontot, majd jelölje be az Egymás utáni elválasztók kezelése egyként jelölőnégyzetet.
