jegyzet
Katie Sullivan a Microsoft Word csapatának projektmenedzsere. Ehhez a tipphez átadom a dobogót Katie-nak.
Míg az Excel rajongói időnként azt ugratják, hogy a Word és a PowerPoint az Excelhez tartozó freeware alkalmazások, vannak esetek, amikor a Microsoft Word olyan funkciót kínál, amelyet az Excel nem. Ezekben az esetekben célszerű másolni adatait az Excelből, beilleszteni a Wordbe, végrehajtani a parancsot, majd másolni vissza az Excelbe. Íme néhány példa azokra a technikákra, amelyeket jobban kezel a Word, mint az Excel.
1. technika: Átalakítás felső, alsó, megfelelőre
Ha nagybetűből kisbetűvé vagy megfelelő betűvé kell konvertálni, akkor a Word billentyűparancssal rendelkezik. Másolja az adatokat a Wordbe, és váltson a kis- és nagybetűk között a Shift + F3 billentyűkombinációval.
2. technika: Golyók hozzáadása
Ha felsorolásokat szeretne hozzáadni az Excel cellákhoz, az sokkal könnyebb a Wordben, mint az Excelben. Másolja a cellákat a Wordbe, és alkalmazzon egy felsorolásstílust. Másoljon a Wordből, és illessze vissza az Excelbe. Lehet, hogy néhányszor használni kell a Behúzás csökkentése ikont.
Tipp
Ha olyan cellatartománya van, amely szöveget tartalmaz, válassza ki a tartományt, és nyomja meg a Ctrl + 1 billentyűkombinációt a Cella formázása párbeszédpanel megnyitásához. Ezután a Szám fülön válassza a bal oldali listából az Egyéni lehetőséget. Kattintson a Típus mezőbe, és törölje a tartalmat. Tartsa lenyomva az alt = "" gombot, miközben megnyomja a 7 gombot a numerikus billentyűzeten. Golyónak kell megjelennie. Írjon be egy szóközt, majd egy @ -ot.
3. technika: Vizualizálás és színképletek
Ha masszívan hosszú képlete van, mondjuk egyet 10 beágyazott IF utasítással, beillesztheti a Wordbe, és a színek és a Shift + Enter billentyűk segítségével helyettesítheti a képletet annak értelmezéséhez. (Egy cáfolat az Excel csapat részéről: Bővítheti a képletsávot, és az Alt + Enter billentyűkombinációval feloszthatja a képletet sok sorra. Vagy használhatja Jan Karel Pieterse remek RefTreeAnalyser bővítményét.
4. technika: Gyorsabb SmartArt
A Word a Szöveg konvertálása SmartArt-ként lehetőséget kínál. Míg az Excel a SmartArt-ot is kínálja, ott nem túl praktikus, mert a bejegyzéseket egyenként kell átmásolni a SmartArt ablaktáblába.
5. technika: Adatok kivonása PDF-ből
Tegyük fel, hogy valakinek van Excel-munkafüzete, és ezt a munkafüzetet PDF-ként menti. Elküldik neked. Ez bosszantó, és nyilvánvalóan nem akarják, hogy újra felhasználja az adatokat. Ha megnyitja a PDF fájlt az Acrobat Reader programban, átmásolja az adatokat és beilleszti az Excel programba, akkor az egyetlen oszlopká válik. De itt van a titok: Először illessze be ezeket az adatokat a Wordbe. A sorok és oszlopok megfelelően illeszkednek. Ezután átmásolhatja a Word programból, és beillesztheti az Excelbe. (Ha elakadt az Office 2013 előtti verziójában, akkor ajánlom az Able2Extract alkalmazást.)
Az eredeti adatok az alábbi bal oldalon láthatók, és a jobb oldalon láthatja, és hogyan néz ki, amikor közvetlenül beilleszt a PDF-ből az Excelbe. Láthatja, hogy az adatok „kikapcsolódnak”, a B1: C1 az A2: A3 és így tovább.
Illessze be ugyanezeket az adatokat a Wordbe.
Másolás a Wordből és beillesztés az Excelbe.
Az adatok az eredeti sorrendben maradnak. Visszavonhatja a Word Wrap alkalmazást és beállíthatja az oszlopok szélességét, hogy visszatérjen az eredeti adatokhoz.
6. technika: A szavak formátumának módosítása az Excelen belül
Ha van szövegmondata az Excelben, szerkesztés módban kiválaszthat egy szót, és megváltoztathatja a szó színét. Ám globálisan unalmas a szó minden előfordulásának színének megváltoztatása az Excel programban. Ehelyett illessze be az adatokat a Wordbe, és nyomja meg a Ctrl + H billentyűkombinációt. Változtasson kutyát kutyára. Kattintson a Tovább >> gombra, majd válassza a Formátum, Betűtípus lehetőséget. Válassza a Piros lehetőséget. Kattintson az Összes cseréje elemre.
Másoljon a Wordből, és illessze vissza az Excelbe. Az alábbi ábra mutatja, hogy mire készül.
7. technika: Cserélje a karakterformázás megtartása mellett
A Word hasonló problémát is kezel: a szöveget kicseréli, de a szöveg formázását a jelenlegi állapotában hagyja. Az alábbiakban egy felmérés található a legjobb háziállatról. Valaki kiemelt bizonyos szavakat a szövegben.
Használja a Ctrl + H billentyűkombinációt a bal oldalon látható keresés és csere elvégzéséhez. Az Összes cseréje használatakor, ha egy mondatot megváltoztattak, a cellában lévő formátumok elvesznek. Az alábbi ábrán az áthúzás az első sorban marad, mivel ebben a sorban nem volt szó a kölyökkutya szóval, és ezért nem változtatták meg.
Az eredeti szöveg formázásának megőrzéséhez másolja a Word programba. Végezze el a cserét a Wordben. Másoljon a Wordből, és illessze vissza az Excelbe.
Köszönet Katie Sullivan-nak (a Word csapat projektmenedzsere!), Hogy hozzájárult ehhez a tipphez. Katie egyértelműen a kutyákat részesíti előnyben a macskák helyett. Köszönet Glenna Shaw-nak és Oz du Soleil-nek, hogy ötleteket adtak ehhez a tipphez.
