A mai epizódban összehasonlítottam, hogy miként lehet megkeresni vagy eltávolítani a duplikátumokat. Az Excel 2007 hűvös új módszereket kínál erre. Az első 3 tipp az Excel bármelyik verziójában működik. Az utolsó 2 módszer csak az Excel 2007-ben működik.
1. módszer:
Használja az Egyedi opciót a Speciális szűrőben
- Adataitól jobbra másolja a címsort abból az oszlopból, ahol egyedi értékeket szeretne találni.
- Jelöljön ki egy cellát az adathalmazban.
- Az Excel 97-2003 programban válassza az Adat - Szűrő - Speciális szűrő lehetőséget. Az Excel 2007 alkalmazásban válassza az Adatszalag Rendezés és szűrés csoportjának Speciális ikont.
- Válassza a Másolás más helyre lehetőséget
- A Másolás ide mezőbe adja meg a címsor másolatát. Az ábrán ez a D1 cella
- Kattintson a Csak az egyedi rekordok mezőre
- Kattintson az OK gombra
Az Excel a D. oszlopban egyedi ügyfelek listáját jeleníti meg.
2. módszer:
Képlet segítségével állapítsa meg, hogy ez a rekord egyedi-e
A COUNTIF függvény meg tudja számlálni, hogy az aktuális rekord felett hány rekord felel meg az aktuális rekordnak. A trükk ennek a munkának az a célja, hogy egyetlen referencia dollárjelet használjon. Ha képletet ír be a C2-be, és az A $ 1: A1-re hivatkozik, ez azt mondja: "Indítsa el az A1 abszolút referenciájától, és menjen le az aktuális rekord fölötti rekordhoz". Ha ezt a képletet lefelé másolja, az első A $ 1 változatlan marad. A második A1 megváltozik. Sorban 17, a képletet a C2 fog olvasni: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Miután beírta a képletet a C2-be, és lemásolta az összes sorba, másolja le a C2: C15 elemet, majd a Szerkesztés - Különleges értékek beillesztése paranccsal konvertálja a képleteket értékekké. Most már csökkenő sorrendben rendezheti a C oszlopot, és az egyedi értékek a lista tetején lesznek.
3. módszer:
Pivot-tábla használatával szerezzen egyedi ügyfeleket
A forgatótábla kiválóan alkalmas egyedi értékek megtalálására. Ez az Excel 2000–2003 leggyorsabb módja.
- Jelöljön ki egy cellát az adathalmazban.
- Válassza az Adatok - kimutató táblázat és az elfordulási diagram jelentés lehetőséget.
- Kattintson a Befejezés gombra.
- A Pivot tábla mező listában kattintson az Ügyfél mezőre. Kattintson a Hozzáadás gombra.
Az Excel egyedi ügyfelek listáját jeleníti meg.
4. módszer:
Újdonság az Excel 2007 programban - Használja a Feltételes formázást a másolatok megjelöléséhez
Az Excel 2007 új módszereket kínál a másolatok megkeresésére. Válassza ki az ügyfelek körét. A Főoldal szalagon válassza a Feltételes formázás - Jelölje ki a cellasejteket - Értékek duplikálása elemet, majd kattintson az OK gombra.
Ha egy név kétszer található meg, az Excel kiemeli a név mindkét előfordulását. Ezután az összes kiemelt cellát fel szeretné rendezni.
- Kattintson az ügyfél oszlop bármelyik mezőjére. Kattintson az AZ gombra az Adat szalagban.
- Keressen egy cellát, amely piros kiemeléssel rendelkezik. Kattintson a jobb gombbal a cellára. Válassza a Rendezés lehetőséget - Helyezze a kiválasztott cellaszínt tetejére.
5. módszer:
Újdonság az Excel 2007 programban - Használja az Ismétlődések eltávolítása ikont
Figyelem!
Ez a módszer nagyon romboló! Mielőtt ezt megtenné, készítsen másolatot az adatkészletről!
- Másolja át az adattartományt a munkalap üres részébe
- Jelöljön ki egy cellát az adathalmazban.
- Az Adatok szalagon válassza a Másolatok eltávolítása lehetőséget.
- Az Ismétlődések eltávolítása párbeszédpanel oszloplistát ad. Válassza ki azokat az oszlopokat, amelyeket figyelembe kell venni. Például, ha el kellett távolítania azokat a rekordokat, ahol az ügyfél és a számla egyaránt megegyezett, jelölje be mindkét mező négyzetét.
Ebben az esetben egyedi ügyfelek listáját próbálja megszerezni, ezért csak az Ügyfél mezőt válassza.
- Kattintson az OK gombra.
Az Excel törli a rekordokat az adatkészletből. Jelenteni fogja, hogy n ismétlődést eltávolítottak, és nn rekordok maradnak.
Mint látható, sokféle módszer létezik a másolatok kezelésére. Az Excel 2007 két új eszközt ad hozzá az arzenálhoz.
Tapasztalataim szerint az auditorok gyakran próbálnak megkeresni másolatokat annak megállapítására, hogy a jelentést túlértékelték-e. Amikor az Excel auditoroknak írtam , az Excel 2003-ra és az Excel 2007-re is kitérek.
