A közelmúltban több Excel Power Seminar-on vettem részt. Amikor 150 könyvelőt kapsz egy szobába nevetéssel teli reggelre az Excel-tippekért és trükkökért, mindig tanulok valami újat. A közönségből valaki meg tud osztani egy klassz trükköt a szoba többi részével.
A mai epizódban van egy új trükkök gyűjteménye. Ezek valójában olyan trükkök, amelyek jobbak vagy eltérnek a könyvben tárgyalt egyenértékű módszertől. Mindenképpen szerepelnek a könyv következő átdolgozásában.
Egyébként szívesen eljönnék a városába Power Excel szemináriumot készíteni. Ha olyan szakmai csoporthoz tartozik, mint például a Vezetői Könyvelők Intézetének helyi osztálya, a Belső Ellenőrök Intézete, az AICPA, a kkv stb., Miért ne javasolná, hogy foglaljanak le az egyik közelgő CPE-napjukra? Küldje el a fejezet programjának elnökét erre az oldalra a részletekért.
Keresse meg a különbséget két dátum között
Én általában beszélni a módszereket használva =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funkciók, de van egy jó régi funkció bujkál az Excel.
A DATEDIF függvény a Lotusból maradt. Noha az Excel súgója nem beszél erről a funkcióról, nagyszerű módja a két dátum közötti különbség megtalálásának.
A szintaxis az =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Itt vannak az érvényes értékek, amelyeket a Code-hoz használhat.
- Y - megmondja a két év közötti teljes évek számát.
- YM - megmondja a két hónap közötti teljes hónapok számát, az évek kivételével.
- MD - megmondja a teljes napok számát, a teljes hónapok kivételével, a két dátum között.
- M - megmondja a teljes hónapok számát. Például 495 hónapja élek
- D - megmondja a napok számát. Például 15 115 napig élek. Ez triviális használat, mivel egyszerűen kivonhat egy dátumot a másikból, és számként formázhatja a kód másolatát.
A hasznos kódok az első három kód. A műsorban bemutattam ezt a munkalapot. A D, E és F oszlopokban található azonos képletek kiszámítják a DATEDIF-et években, hónapokban és napokban.
A G oszlopban szereplő képlet ezt összefűzi, hogy hosszú időtartamú szöveget hozzon létre években, hónapokban és napokban.
Ezt egyesítheti egyetlen képletté. Ha az A2 cella tartalmazza a csatlakozás dátumát, használja a következő képletet a B2-ben:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
A látható sejtek összege
Adjon hozzá egy SUM függvényt egy adatbázis alá, majd az AutoFilter segítségével szűrje le az adatbázist. Az Excel bosszantóan belefoglalja a rejtett sorokat az összegbe!
Ehelyett hajtsa végre az alábbi lépéseket:
- Használja az Adatszűrő - Automatikus szűrő funkciót az AutoFilter legördülő listák hozzáadásához.
- Válasszon szűrőt egy mezőhöz
- Nyissa meg az üres cellát az adatbázis egyik numerikus oszlopa alatt.
- Kattintson a görög E (Sigma) betűre a szokásos eszköztáron. A beírás helyett az
=SUM()Excel megadja=SUBTOTAL()és felhasználja a kódokat, hogy megakadályozza a rejtett sorok felvételét.
Parancsikon az utolsó parancs megismétléséhez
Az F4 billentyű megismétli az utoljára végrehajtott parancsot.
Például válasszon egy cellát, és kattintson a B ikonra, hogy félkövérré tegye a cellát.
Most válasszon egy másik cellát, és nyomja meg az F4 billentyűt. Az Excel félkövérré teszi ezt a cellát.
Az F4 emlékezni fog az utolsó parancsra. Tehet egy cellát dőlt betűvel, majd az F4 billentyűvel sok cellát dőltre állíthat.
Előre válassza ki a beírandó cellák tartományát
A könyvben megmutatom, hogyan kell használni az Eszközök - Opciók - Szerkesztés - Választás áthelyezése az Irány megadása után - Jobbra, hogy az Excel jobbra mozgatására kényszerüljön, amikor megnyomja az Enter billentyűt. Ez akkor jó, ha sorban haladó adatokat kell megadnia.
Különösen hasznos, ha számokat ír be a numerikus billentyűzetre. A trükk lehetővé teszi, hogy beírja a 123 Enter billentyűt, és a következő cellába kerüljön. Ha a kezét a numerikus billentyűzeten tartja, gyorsabban beírhatja a számokat.
Valaki javasolta ennek a technikának a javítását. Előre válassza ki azt a tartományt, ahová be kívánja írni az adatokat. Előnye, hogy amikor eljut az utolsó oszlophoz és megnyomja az Enter billentyűt, az Excel a következő sor elejére ugrik.
Az alábbi képen az Enter megnyomásával a B6 cellába kerül.
Ctrl + Húzza a kitöltő fogantyút
Sokszor bemutattam a Fill Handle trükköt a műsorban. Írja be a hétfőt az A1-be. Ha az A1 cellát választja, akkor a cella jobb alsó sarkában négyzet alakú pont található. Ez a pont a kitöltő fogantyú. Kattintson a kitöltő fogantyúra, és húzza lefelé vagy jobbra. Az Excel kitölti kedden, szerdán, csütörtökön, pénteken, szombaton, vasárnap. Ha több mint 7 cellát húz, az Excel hétfőn kezdődik újra.
Az Excel nagyon jó. Ezeket a sorozatokat automatikusan kibővítheti:
- Hétfő - kedd, szerda, csütörtök, péntek stb.
- Jan - február, márc, ápr stb.
- Január - február, március stb.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 stb.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 stb.
- 1. periódus - 2. periódus, 3. periódus, 4. periódus stb.
- 2006. október 23. - 2006. október 24., 2006. október 25. stb.
Mivel az Excel képes megtenni mindezeket a csodálatos sorozatokat, mire számíthat, ha beírja az 1 értéket, és húzza a kitöltő fogantyút?
Arra számíthat, hogy 1, 2, 3,…
De tényleg kapsz 1, 1, 1, 1, 1,…
A könyv tekervényes módszerről beszél. Írjon be 1-et az A1-be. Írjon be 2-t az A2-be. Válassza az A1: A2 lehetőséget. Húzza a kitöltő fogantyút. Van egy jobb módszer.
Egyszerűen írja be az 1-et az A1-be. Ctrl + Húzza a kitöltő fogantyút. Az Excel kitölt 1, 2, 3 számot. Úgy tűnik, hogy a Ctrl lenyomva tartása felülbírálja a kitöltő fogantyú szokásos viselkedését.
Valaki egy szemináriumon azt mondta, hogy meg szeretne adni egy dátumot, meghúzza a dátumot, és az Excel megtartja a dátumot. Ha a Ctrl billentyűt lenyomva tartja, miközben húzza a kitöltő fogantyút, az Excel felülírja a szokásos viselkedést (növelve a dátumot), és ugyanazt a dátumot adja meg minden cellában.
